廣州加強政采檔案管理，實現全程留痕可追溯

加強政府采購檔案管理，確保采購全過程留痕和可追溯，廣東省廣州市財政局近日印發(fā)《廣州市財政局關于加強政府采購檔案管理的通知》（穗財采〔2024〕23號）（以下簡稱《通知》），在政府采購檔案管理方面邁出了重要一步。政府采購信息報記者就此采訪了廣州市財政局政府采購監(jiān)管處處長、一級調研員劉鋒，他強調了政府采購檔案的重要性以及《通知》對于提升檔案管理水平的積極作用。

劉鋒指出，政府采購檔案作為記錄政府采購活動的歷史資料，具有極其重要的憑證、利用、查考和保存價值。然而，一些采購人和采購代理機構在政府采購檔案管理方面存在檔案歸集不完整、管理混亂、利用不規(guī)范等諸多問題，這不僅影響了政府采購的效率和效果，還可能引發(fā)一系列法律風險。

那么，如何解決政府采購檔案管理中存在的問題呢？《通知》從明確責任主體、強化安全性等方面提出了多項具體措施。

首先，《通知》明確了檔案管理的責任主體，采購人作為檔案管理的第一責任人，應當建立和落實檔案工作責任制，確保檔案的真實有效和準確完整。同時，采購代理機構也應當承擔相應的檔案管理責任，確保檔案能夠及時歸集、移交、歸檔。采購人與采購代理機構在簽訂委托代理協議時，可以約定檔案歸集、保存、移交等具體事項的權利義務和責任，以確保檔案管理的規(guī)范性和有效性。

其次，《通知》強調了檔案的安全性和完整性。相關部門在調閱、復制檔案內容時，應當按照內部控制管理制度進行登記，并對檔案的安全性和完整性負責。采購人、采購代理機構還應當配備適宜檔案保管的場所，采取必要的安全措施，如防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等，以確保檔案的完整性和安全性。

此外，《通知》還鼓勵采購人、采購代理機構進行信息化建設及傳統載體檔案掃描備份。符合法律法規(guī)要求的電子檔案具有與紙質檔案同等效力，可以提高檔案管理的效率和便捷性。同時，鼓勵采購人、采購代理機構進行電子檔案信息系統建設，實現數據共享對接，以推動檔案管理的現代化和智能化。對于傳統載體檔案，鼓勵進行數字化整理，以提高檔案的利用效率和保存價值。

最后，《通知》要求各級財政部門、主管預算單位、采購人加強對檔案管理的監(jiān)督和指導。對于在檔案歸集、管理、利用和銷毀過程中知悉的國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私和依法不予公開的信息，相關知情人應當嚴格保密。對于違反檔案管理規(guī)定的行為，將依法依規(guī)進行處理，以維護檔案管理的嚴肅性和權威性。

劉鋒表示，廣州市財政局印發(fā)的這一通知是對政府采購檔案管理的一次全面加強和規(guī)范。通過明確責任主體、強化安全措施、鼓勵信息化建設等多項措施的實施，有望推動廣州市政府采購檔案管理工作邁上新臺階，為政府采購的規(guī)范化、透明化提供有力支撐。